Soite ➔ Dokumentförvaltning

Dokumentförvaltning och dataskydd

Dokumentförvaltning

Dokumentförvaltningen utvecklar och styr Soites dokumenthantering; mottagande, registrering, produktion, behandling, lagring, arkivering, förvaring, förstörande och tillgänglighållande av data. Dessutom främjar och övervakar dokumentförvaltningen att lagstiftningen om god informationshanteringssed och övrig lagstiftning som styr informationshanteringen iakttas.

För att genomföra vård förs det ett personregister över klient- och patientuppgifter. Klient- och patientuppgifterna är sekretessbelagda och får inte lämnas ut utan skriftligt samtycke av patienten eller hens lagliga företrädare. Soite har ett gemensamt klientregister för socialvården och ett gemensamt patientregister för hälso- och sjukvården. Uppgifter får endast användas av personer som deltar i vården eller i uppgifter relaterade till vården under den tid som en klientrelation/vårdrelation pågår.

Soites patient- och klientdataarkiv finns i olika enheter, men alla patient- och klienthandlingar kan beställas via Arkivets registratur. I Soites arkiv förvaras också dokument från vissa social- och hälsovårdsorganisationer som har avvecklat sin verksamhet. Dokument kan beställas via Arkivets registratur.

Det rekommenderas att alla i första hand läser sina egna hälso- och sjukvårdsuppgifterna via Patientdataarkivets e-tjänst Mina Kanta-sidor. Inloggningen på Mina Kanta-sidorna sker med bankkoder eller med ett mobilcertifikat. Soites hälso- och sjukvårdsuppgifter har överförts till Patientdataarkivet från november 2014. I regel kan alla specialist- och allmänläkaranteckningar, vårdbesöksanteckningar, sammandrag och laboratorie- och röntgensvar läsas på Mina Kanta-sidorna. Alla uppgifter kan emellertid inte ännu överföras och de här uppgifterna fås av Soite.

Arkivets registratur tar emot begäran om och sänder kopior av patient- och klientuppgifter. Begäran lämnas in skriftligt och ska vara undertecknad. Begäran om att få patient- och klientdokument kan inte göras per e-post. Begäran om att få kopior av förvaltningsdokument lämnas in hos förvaltningens registratur. Kopior av dokument relaterade till personalärenden begärs av personalenheten.

Dataskydd

Behandlingen av uppgifter styrs med flera olika lagar. Skyddet för privatlivet är en grundläggande rättighet. Syftet med de olika lagarna är att genomföra skydd för privatlivet samt andra grundläggande rättigheter som tryggar integriteten vid behandling av personuppgifter. Lagarna syftar dessutom till att främja att god informationshantering utvecklas och iakttas.

Personuppgiftslagen förutsätter att personuppgifter behandlas i enlighet med lagen samt att aktsamhet och god informationshantering iakttas. Syftet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet är att genomföra öppenhet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet. Dessutom syftar lagen till att ge enskilda människor och sammanslutningar möjlighet att övervaka offentlig maktutövning och användning av offentliga medel. Syftet med lagen är också att ge möjlighet att fritt bilda sig åsikter, påverka sådant beslutsfattande som avser offentlig maktutövning och bevaka sina rättigheter och intressen.

Varje tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster ska ha utsett en dataskyddsansvarig. Den dataskyddsansvariga har som uppgift att som specialsakkunnig hjälpa tillhandahållaren av tjänster att uppfylla sina förpliktelser och att stöda de registrerade i dataskyddsärenden.

Kontaktuppgifter

Arkivets registratur (klient- och journalhandlingar)                            
Mariegatan 16-20
67200 Karleby

tfn 040 653 4218, 
vardagar kl. 9.00 - 15.30

Personliga besök: 
tisdagar kl. 9.00 - 11.00 och
torsdagar kl. 14.00 - 15.30

Kundbetjäningens besöksadress: Karleby hälsovårdscentral,
Mariegatan 28, 67200 Karleby

e-post: kirjaamo.arkisto@soite.fi


Patientjournalarkivet inom specialsjukvården

tfn 040 653 4030, (06) 826 4392
fax (06) 826 4475

Mariegatan 16-20

67200 Karleby


Patientjournalarkivet vid Karleby hälsovårdscentral
tfn 040 806 5594, fax (06) 831 7936

e-post: sk-arkisto@soite.fi


Socialvårdens arkiv
tfn 040 488 2841


Registratur (administrativa ärenden)
Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun

Registratur
Mariegatan 16-20
67200 Karleby
tfn 040 653 4118 eller 040 652 4578

e-post: kirjaamo@soite.fi


Dataskyddsansvarig
tfn 044 723 2343

Dokumentförvaltningschef/
ansvarsområdeschef för dokumentförvaltning och dataskydd

Paula Jokitalo
tfn 044 730 7913