Rekisteritietojen tarkastusoikeus

Soite pitää potilas- ja asiakastiedoista henkilörekisteriä tietosuojalain ja EU:n tietosuoja-asetuksen  mukaisesti ja on tietojen rekisterinpitäjä. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja tämä oikeus koskee myös sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietoja. 

Rekisteritietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eivätkä esimerkiksi lähiomaiset voi käyttää tarkastusoikeutta potilaan puolesta edes valtakirjalla. Myöskään edunvalvoja ei voi käyttää vajaavaltaisen tai holhouksen alaisen henkilön tarkastusoikeutta, ellei edunvalvontaa koskevassa päätöksessä ole nimenomaisesti ulotettu edunvalvontaoikeutta myös henkilön potilastietoihin. Alaikäisen kohdallakin tarkastusoikeus on yksinomaan alaikäisellä, mikäli hän vastaa itse hoidostaan ja on kieltänyt tietojensa antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalle.

Tarkastus- vai kopiopyyntö vai Omakanta?

Omakanta-palvelusta Soiten asiakkaat näkevät marraskuusta 2014 jälkeen kirjatut potilastietonsa. Jos haluaa vain saada itselleen kopiot omista tai lapsensa potilaskertomustiedoista, helpointa ja nopeinta on tehdä rekisteritietojen tarkastuksen sijaan Asiakirjapyyntö, vaikka molempien pyyntöjen lopputulos on yleensä sama. Tarkastuspyyntö ja kopiopyyntö eroavat siten, että rekisteritietojen tarkastuspyyntö perustuu tietosuojalakiin ja kopiopyyntö julkisuuslakiin.

Tarkastuksessa nimenomaan tarkastetaan tietoja ja kopiopyynnöllä pyydetään potilasasiakirjojen kopiot.

Soitessa rekisteritietojen tarkastuspyyntönä tehty pyyntö kirjataan asianhallintajärjestelmään Arkiston kirjaamossa ja tietojen luovuttaminen vaatii joissakin tapauksissa johtajaylilääkärin tai hänen valtuuttamassa ylilääkärin päätöksen, joten se kestää aikansa. 

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Hoitojakson aikana hoitojakson potilasasiakirjoja koskeva tarkastuspyyntö tehdään hoitavalle lääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattihenkilölle. Potilasasiakirjojen tarkastusoikeus toteutetaan lääkärin tai terveydenhuollon ammattihenkilön läsnä ollessa. Terveydenhuollon ammattihenkilö tulkitsee tarvittaessa potilasasiakirjamerkinnät potilaalle.

Hoitojakson päätyttyä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi täytetään kirjallinen tarkastuspyyntölomake Rekisteritietojen tarkastuspyyntö.

Pyyntö lähetetään omakätisesti allekirjoitettuna Arkiston kirjaamoon. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse eikä sähköisessä palvelussa. Tarkastuspyyntölomakkeeseen tarkennetaan mitä tietoja tarkastuspyyntö koskee ja miten tarkastusoikeus halutaan toteuttaa.

Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa joko henkilökohtaisena käyntinä tai pyytämällä potilasasiakirjoista jäljennökset. Jos tiedot halutaan tarkastaa henkilökohtaisesti, pitää tarkastustilaisuuteen tullessa henkilöllisyys todistaa virallisella tunnistaumisvälineellä: ajokortti, henkilötodistus tai passi.

Tarkastusoikeuden käyttäminen samoihin tietoihin on maksutonta, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli yhden vuoden.

Tarkastuspyynnöstä kieltäytyminen

Tarkastuspyynnöstä voidaan kieltäytyä, mikäli tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille tai on vastoin lapsen etua. Kielteisestä päätöksestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa on kerrottu kieltäytymisen syy.

Tarkastusoikeuden eväämisen veroisena pidetään sitä, että potilas ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä saanut tietoja tai kirjallista vastausta.

Asiakas voi saattaa kielteisen päätöksen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.