Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Tietopyynnöt osoitetaan sähköpostitse Soiten kirjaamoon: kirjaamo(at)soite.fi. Kirjaamo välittää tietopyynnön asianomaiselle viranomaiselle tai yksikölle.
Seuraavaksi on esitelty Soiten tietovarannot. Tietovaranto tarkoittaa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Soiten tietovarannot
1. Sosiaalihuollon tietovaranto
Soiten sosiaalihuollon tietovaranto sisältää tiedot sosiaalihuollon palveluista. Soiten sosiaalihuollon palveluita ovat muun muassa sosiaalityö, sosiaaliohjaus, sosiaalinen kuntoutus, perhetyö, lapsiperheiden kotipalvelu, vanhuspalvelut, asumispalvelut, laitoshoito, liikkumista tukevat palvelut, päihdetyö ja työttömien työllistämistä tukevat palvelut, kuntouttava työtoiminta, kehitysvammaisten erityishuolto sekä vammaispalvelut.
Soitessa sosiaalihuollon asiakassrekisteristä vastaa sosiaalijohtaja, joka myös päättää asiakastietojen luovutuksesta (hallintosääntö § 72).
Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt voi laatia:
b) postitse:
Soiten kirjaamo / sosiaalijohtaja
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola
Päättävä viranomainen: Sosiaalijohtaja
2. Terveydenhuollon tietovaranto
Soiten terveyspalveluissa hoidetaan sekä erikoissairaanhoitoa että perusterveydenhuoltoa vaativia potilaita ja potilaiden hoitotiedot tallennetaan yhteiseen potilasrekisteriin. Potilasrekisteriin tallennettujen tietojen käyttötarkoitus on potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta.
Soitessa terveydenhuollon potilasrekisteristä vastaa johtajaylilääkäri, joka myös päättää potilastietojen luovutuksesta (hallintosääntö § 70).
Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt laaditaan:
b) postitse:
Soiten kirjaamo / johtajaylilääkäri
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola
Päättävä viranomainen: Johtajaylilääkäri
3. Asia- ja päätöstietovaranto
Soitessa hallinnollisten asioiden asiarekisteri on koottu asianhallintajärjestelmään. Hallinnollisten asioiden asiarekisterin tietojärjestelmä on Dynasty-asianhallintajärjestelmä. Asianhallintajärjestelmä muodostaa rekisterin Soiten viranhaltijapäätöksistä, kokousten esityslistoista ja pöytäkirjoista sekä muista hallinnollisista asiakirjoista.
Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (hallintosääntö § 76).
Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:
a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi
b) postitse:
Soiten kirjaamo
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola
Päättävä viranomainen: Hallintolakimies
Asiasanat; pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset,
Linkki: Soiten toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat
4. Sopimustietovaranto ja hankinnat
Soitessa hallinnollisten asioiden asiarekisteri on koottu Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Tietojärjestelmä muodostaa rekisterin Soiten viranhaltijapäätöksistä, kokousten esityslistoista ja pöytäkirjoista, sopimuksista sekä muista hallinnollisista asiakirjoista. Lisäksi kilpailutusten asiakirjat (esimerkiksi tarjouspyynnöt ja liitteet) sekä muut hankintoihin liittyvät asiakirjat säilytetään Soiten arkistossa.
Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (hallintosääntö § 76).
Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:
a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi
b) postitse:
Soiten kirjaamo / Hallinto
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola
Päättävä viranomainen: Hallintolakimies
5. Luottamushenkilö- ja toimielintietovaranto
Tiedot luottamushenkilöistä ja toimielimistä säilytetään hallinnollisten asioiden asiarekisterissä Dynasty-asianhallintajärjestelmässä.
Julkisuuslain mukaisista tietopyynnöistä, jotka koskevat muita kuin potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjoja, vastaa Soitessa hallintolakimies (hallintosääntö § 76).
Tietovarantoa koskevat tietopyynnöt osoitetaan:
a) sähköpostitse: kirjaamo(a)soite.fi
b) postitse:
Soiten kirjaamo / Hallinto
Mariankatu 16-20
67200 Kokkola
Päättävä viranomainen: Hallintolakimies
Asiasanat; luottamushenkilö, toimielin, sidonnaisuudet, sidonnaisuusrekisteri.
Linkki: Soiten toimielimet ja niiden kokoonpano
Linkki: Soiten luottamushenkilöiden sidonnaisuusrekisteri
Soitessa ei ole toistaiseksi mahdollista toimittaa aineistoja teknisen rajapinnan avulla.
Yhteystiedot
Vilma Kiilunen
puh. 040 804 2209
