Asiakirjahallinto ja tietosuoja

Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa Soiten asiakirjahallintaa; tietojen vastaanottamista, kirjaamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, arkistointia, säilyttämistä, hävittämistä ja käyttöön saattamista sekä edistää ja valvoo hyvän tiedonhallintatavan ja muun tiedonhallintaa ohjaavan lainsäädännön toteutumista.

Hoidon toteuttamiseksi asiakas- ja potilastiedoista pidetään henkilörekisteriä. Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä, eikä tietoja saa luovuttaa ilman potilaan tai laillisen edustajansa kirjallista suostumusta. Soitella on yksi yhteinen asiakasrekisteri sosiaalihuollossa ja yksi yhteinen potilasrekisteri terveydenhuollossa. Tietoja saa käyttää vain hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat asiakassuhteen/hoitosuhteen ollessa voimassa. 

Soiten potilas- ja asiakasarkistot sijaitsevat eri yksiköissä, mutta kaikkia potilas- ja asiakasasiakirjoja voidaan tilata Arkiston kirjaamon kautta. Myös joidenkin vanhojen, toimintansa lopettaneiden sosiaali- ja terveysorganisaatioitten asiakirjoja säilytetään Soiten arkistoissa ja asiakirjoja voidaan tilata Arkiston kirjaamon kautta.

Ensisijaisesti omia terveydenhuollon asiakirjoja suositellaan katsottavaksi Potilastiedon arkiston Omakanta-palvelussa, johon kirjaudutaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Soiten terveydenhuollon tietoja on siirretty 11/2014 lähtien Potilastiedon arkistoon. Pääosin kaikki erikoisala- ja yleislääketieteen lääkäreitten kirjaukset, hoitotyön käynnit ja yhteenvedot sekä laboratorio- ja röntgenvastaukset ovat luettavissa Omakanta-palvelusta. Kaikkien tietojen siirto ei kuitenkaan vielä ole mahdollista ja näitä tietoja voi pyytää Soitelta. 

Asiakas/potilastietojen kopioiden pyytäminen ja toimittaminen tapahtuu Arkiston kirjaamosta. Asiakirjoja toimitetaan kirjallisen, allekirjoitetun pyynnön perusteella. Potilas- ja asiakasasiakirjapyyntöjä ei voi tehdä sähköpostilla. Hallinnon asiakirjakopiot pyydetään hallinnon kirjaamosta. Henkilöstöasioihin liittyvät asiakirjakopiot pyydetään henkilöstöyksiköstä.

Tietosuoja

Tietojen käsittelyä ohjataan useilla eri laeilla. Yksityiselämän suoja on perusoikeus. Eri lakien tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa sekä muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tiedonhallintatavan kehittämistä ja noudattamista.

Henkilötietolaki edellyttää, että henkilötietoja käsitellään laillisesti, huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen. Julkisuuslain tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa viranomaisten toiminnassa sekä antaa yksilöille ja yhteisöille mahdollisuus valvoa julkisen vallan ja varojen käyttöä, muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan.

Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava, jonka tehtävänä on erityisasiantuntijana auttaa palvelun antajaa velvoitteidensa toteuttamisessa sekä tukea rekisteröityjä tietosuoja-asioissa.